Manajemen Umum

www.gunadarma.ac.id
PENGERTIAN MANAJEMEN

 Arti dan Fungsi Manajemen
Definisi tentang manajemen yang dikemukakan oleh para ahli seperti Fayol, Terry, taylor adalah berbeda-beda, tetapi pada pokoknya semua ini mempunyai pengertian yang sama. Berikut ini dikemukakan definisi tentang manajemen yang diberikan oleh Profesor Oei Liang Lee.
Manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasi, serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Dari definisi tentang manajemen tersebut, dapatlah diambil kesimpulan bahwa manajemen mempunyai lima fungsi, yaitu:
1. Perencanaan
2. Pengorganisasian
3. Pengarahan
4. Pengkoordinasian
5. Pengawasan
Kelima macam fungsi manajemen ini sangat penting didalam menjalankan kegiatan. Semua ini dimaksudkan agar kegiatan apapun yang dilakukan dapat berjalan dengan baik, sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai.
Setiap kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau sebuah lembaga tentu mempunyai tujuan dan untuk mencapai tujuan tersebut perlulah dibuat perencanaan terlebih dahulu. Secara garis besar, perencanaan ini menggambarkan tentang:
a. Apa
b. Bagaimana
c. Mengapa, dan
d. Kapan akan dilakukan

 Jenjang Manajemen

Perusahaan-perusahaan besar biasa mempunyai paling sedikit tiga jenjang manajemen. Ketiga jenjang tersebut adalah: (1) manajemen puncak atau manajemen eksekutif, (2) manajemen madya atau manajemen administratif, dan (3) manajemen operasional atau manajemen supervisori.

a. Manajemen Puncak
Jenjang tertinggi adalah manajemen puncak, sering disebut manajer senior atau eksekutif kunci, biasanya mempunyai berbagai pengalaman bertahun-tahun. Manajemen puncak ini bertugas menyusun rencana umum perusahaan dan mengambil keputusan-keputusan penting tentang hal-hal seperti penggabungan (merger), produk baru, dan pengeluaran saham.

b. Manajemen Madya
Jenjang berikutnya dalam piramida manajemen itu, disebut manajemen madya atau manajemen administratif, meliputi pimpinan pabrik dan / atau manajer devisi. Para manajer ini mempunyai tanggung jawab dalam penyusunan rencana operasi yang melaksanakan rencana-rencana umum dari manajer puncak.

c. Manajemen Operasional
Manajemen operasional ini merupakan jenjang terendah dalam piramida. Tugasnya menyangkut pelaksanaan rencana yang dibuat oleh para manajer madya. Manajer operasional sering disebut “supervisor garis-pertama” (first-line supervisor), karena mereka bertanggung jawab melakukan supervisi kepada para karyawan yang mengerjakan kegiatan harian.

LATAR BELAKANG SEJARAH MANAJEMEN

Sekarang kita lihat latar belakang sejarah manajemen yang perkembangannya berawal dari Eropa meskipun secara rill manajemen itu sudah ada sebelumnya di Eropa maupun di benua-benua lain.

 Gerakan Manajemen Ilmiah

Perusahaan yang ingin maju selalu berusaha mendapatkan cara-cara yang efisien untuk mengelola produktivitas dan pada saat yang sama menurunkan biaya produksi. Sejak pemunculan bukunya tahun 1911, Taylor dikenal sebagai bapak dari gerakan manajemen ilmiah. Buku yang diterbitkannya berjudul The Principles of Scientific Management. Dalam bukunya, Taylor mengemukakan beberapa prinsip manajemen ilmiah untuk melakukan pekerjaan dengan efisien. Prinsip-prinsip tersebut adalah:
Prinsip 1: Semua pekerjaan dapat diobservasi dan dianalisis guna menentukan satu cara terbaik untuk menyelesaikannya.
Prinsip 2: Orang yang tepat untuk memangku jabatan dapat dipilih dan dilatih secara ilmiah
Prinsip 3: Kita dapat menjamin bahwa cara terbaik tersebut diikuti dengan menggaji pemegang jabatan dengan dasar insentif, yaitu menyamakan gaji dengan hasil kerjanya.
Prinsip 4: Menempatkan manajer dalam perencanaan, persiapan dan pemeriksaan pekerjaan.

SEKOLAH-SEKOLAH TENTANG PEMIKIRAN MANAJEMEN

Dari beberapa sekolah tentang pemikiran manajemen yang muncul, kita akan membahas lima, yaitu: (1) sekolah klasik, (2) sekolah perilaku, (3) sekolah ilmu manajemen, (4) analisis sistem, dan (5) manajemen berdasarkan hasil.

 Sekolah klasik (Classical School)

Sekolah klasik berawal dengan adanya formasi perusahaan-perusahaan besar. Teori klasik mendefinisikan manajemen menurut tugas yang dilakukan oleh para manajer. Sekolah klasik telah memberikan saran tentang fungsi-fungsi manajemen primer, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian.

 Sekolah Perilaku (Behavioral School)

Sekolah perilaku yang juga disebut leadership, human relations, atau behavioral sciences school of management, telah menjadi populer dalam tahun 1950-an. Sekolah ini memusatkan perhatian pada aspek kemanusiaan dari manajemen dan menekankan kebutuhan bagi para manajer untuk memahami manusia. Sekolah perilaku tersebut menarik beberapa disiplin seperti psikologi dan sosiologi sebagai bagian dari latar belakang pendidikan manajer.

 Sekolah Ilmu Manajemen (Management Science School)

Model-model matematis digunakan untuk menyelesaikan masalah-masalah operasional perencanaan dan pengendalian. Model merupakan wakil dari realitas. Ilmu manajemen merupakan suatu pendekatan kuantitatif yang memberikan alat untuk menyelesaikan masalah-masalah bisnis.

 Analisis Sistem

Analisis sistem menawarkan suatu alat untuk melihat kegiatan intern dan ekstern dari perusahaan. Analisis sistem ini berkaitan dengan masalah-masalah yang melibatkan semua komponen secara bersama-sama. Sistem adalah suatu unit yang dibentuk dari dua atau lebih bagian-bagian independen yang berinteraksi untuk membentuk sebuah organisme fungsi. Analisis sistem merupakan metode yang digunakan untuk menyelesaikan masalah-masalah bisnis dengan mengidentifikasi bagian-bagian utama dari suatu masalah dan hubungan mereka.

 Manajemen Hasil

Sejak pertama kali dikemukakan oleh Peter Drucker di awal tahun 1950-an, manajemen hasil, atau manajemen berdasarkan sasaran (management by objectives/MBO) telah semakin populer. MBO adalah suatu program untuk meningkatkan motivasi dan pengendalian karyawan. Ini juga merupakan suatu falsafah manajemen yang menunjukan nilai tujuan pelaksanaan.
PERENCANAAN

Perencanaan merupakan fungsi terpenting di antara semua fungsi-fungsi manajemen yang ada. Dalam semua kegiatan yang bersifat manajerial untuk mendukung usaha-usaha pencapaian tujuan, fungsi perencanaan haruslah dilakukan terlebih dahulu daripada fungsi-fungsi pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengawasan. Ini merupakan salah satu sifat utama dari fungsi perencanaan. Adapun sifat-sifat yang lain dari fungsi perencanaan adalah : sumbangan terhadap tujuan serta efisiensi dari rencana itu sendiri.

 Bentuk-bentuk perencanaan

Seperti telah diuraikan di muka, bahwa perencanaan ditetapkan sekarang dan dilaksanakan serta digunakan untuk waktu yang akan datang. Dengan mendasarkan diri kepada pengertian ini, maka perencanaan memiliki bentuk-bentuk sebagai berikut :

a. Tujuan (Objective)
Tujuan merupakan suatu sasaran dimana kegiatan itu diarahkan, dan diusahakan untuk sedapat mungkin dicapai dalam jangka waktu tertentu.

b. Kebijakan (Policy)
Kebijakan adalah suatu pernyataan atau pengertian untuk menyalurkan pikiran dalam mengambil keputusan terhadap tindakan-tindakan untuk mencapai tujuan.

c. Strategi
Strategi merupakan tindakan penyesuaian dari rencana yang telah dibuat. Perlunya diadakan penyesuaian ini disebabkan oleh adanya berbagai macam reaksi.

d. Prosedur
Prusedur merupakan rangkaian tindakan yang akan dilaksanakan untuk waktu mendatang. Jadi prosedur ini lebih menitik-beratkan pada suatu tindakan.
e. Aturan (Rule)
Aturan adalah suatu tindakan yang spesifik dan merupakan bagian dari prosedur. Aturan-aturan yang saling berkaitan dapat dikelompokan menjadi satu golongan, disebut prosedur.

f. Program
Program merupakan campuran antara kebijakan prosedur, aturan dan pemberian tugas yang disertai dengan suatu anggaran (budget),semuanya ini akan menciptakan suatu tindakan.

 Kegunaan Perencanaan

Dibandingkan dengan fungsi-fungsi yang lain, perencanaan adalah sangat penting sebab merupakan fungsi dasar bagi fungsi-fungsi tersebut. Adapun kegiatan dari perencanaan ini adalah:

a. Mengurangi Ketidakpastian serta Perubahan pada Waktu Mendatang
Waktu yang akan datang bersifat tidak statis, akan tetapi selalu bersifat dinamis dan berubah-ubah.

b. Mengarahkan Perhatian pada Tujuan
Perencanaan dibuat untuk digunakan sebagai penentu arah didalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

c. Memperingan Biaya
Dengan adanya perencanaan memungkinkan diadakan penghematan ongkos-ongkos, sebab semua kegiatan dapat dilakukan secara efisien dan efektif.

d. Merupakan Sarana untuk Mengadakan Pengawasan
Hasil kerja yang telah dicapai oleh seseorang sulit untuk diukur keefektifannya tanpa adanya perencanaan.

 Langkah-langkah Penyusunan Perencanaan

a. Menetapkan Tujuan
Langkah pertama yang harus dilakukan dalam menyusun perencanaan adalah menetapkan tujuan. Tujuan menggambarkan tentang apa yang diharapkan dapat dicapai setelah dibuatnya pola kerja (network) dari pada kebajikan, strategi, prosedur, aturan, anggaran dan program dan merupakan suatu titik akhir tentang apa yang harus dikerjakan.

b. Menyusun Anggapan-anggapan (Premising)
Langkah kedua yang harus dilakukan dalam menyusun perencanaan adalah menciptakan, mencari kesesuaian penggunaan dan menyebarkan anggapan perencanaan. Langkah ini merupakan salah satu prinsip pokok dari pada perencanaan.
Anggapan-anggapan ini, disebut juga faktor-faktor lingkungan, dapat bersifat terawasi (anggapan yang berasal dari dalam perusahaan) dan dapat bersifat tidak terawasi (anggapan yang berasal dari luar perusahaan) atau dapat pula bersifat kuantitatif (dapat diperhitungkan dengan angka) dan kualitatif (tidak dapat diperhitungkan dengan angka).

c. Menentukan Berbagai Alternatif Tindakan
Banyak sekali cara dapat ditempuh untuk mencapai suatu tujuan. Tetapi semua cara yang ada belum tentu dapat digunakan, ada cara-cara yang tidak sesuai dengan kondisi perusahaan dan ada pula cara yang sudah sesuai.

d. Mengadakan Pernilaian terhadap Alternatif-alternatif Tindakan yang Sudah Dipilih
Meskipun pada langkah ketiga telah dilakukan pemilihan berbagai alternatif yang diperkirakan sesuai, belum tentu semuanya dapat dipakai. Dalam langkah keempat ini dilakukan usaha-usaha untuk mencari alternatif mana yang akan memberikan hasil maksimal dengan pengeluaran tertentu.

e. Mengambil Keputusan
Setelah diadakan pernilaian dengan mengadakan pembandingan serta pertimbangan-pertimbangan yang masak terhadap berbagai alternatif, barulah diambil keputusan tentang alternatif mana yang diharapkan dapat mencapai tujuan.

e. Menyusun Rencana Pendukung
Setelah langkah kelima dapat diselesaikan, boleh dikatakan langkah penyusunan perencanaan sudah selesai. Namun demikian sering terjadi bahwa dengan dibuatnya suatu perencanaan membutuhkan pula dukungan dari perencanaan yang lain.

 Perencanaan Merupakan proses Pendekatan yang Rasional

Dengan berbagai macam langkah yang telah dilakukan untuk menyusun suatu perencanaan, dapatlah dikatakan bahwa perencanaan merupakan suatu proses pendekatan yang Rasional dari suatu Perencanaan dengan menghubungkan antara waktu yang akan datang dan Kemajuan yang dapat dicapai tanpa mengabaikan berbagai anggapan kritis.

 Jangka Waktu Perencanaan

Menurut jangka waktunya, perencanaan dapat dikelompokkan menjadi tiga golongan, yakni:
a. Perencanaan jangka panjang
b. Perencanaan jangka menengah
c. Perencanaan jangka pendek
Perencanaan pembangunan dua puluh lima tahun di indonesia yang dikenal dengan nama Era Pembangunan, merupakan salah satu contoh perencanaan jangka pendek. Era Pembangunan dua puluh lima tahun tersebut dapat dipecah-pecah lagi menjadi perencanaan jangka menengah, disebut Pembanguna Lima Tahun (PELITA). Pembangunan Lima Tahun dapat dipecah-pecahmenjadi perencanaan pembangunan tahunan; digolongkan ke dalam perencanaan jangka pendek.


 Faktor-faktor yang Membatasi Perencanaan

Seperti telah dikemukakan di muka bahwa perencanaan mempunyai sifat keutamaan dan bersifat luas; ini berarti bahwa perencanaan itu baik. Selain kebaikan-kebaikan, perencanaan juga mempunyai kelemahan-kelemahan. Adanya kelemahan-kelemahan ini disebabkan oleh beberapa faktor yang mempunyai sifat membatasi perencanaan .
Faktor-faktor tersebut ialah :

a. Sulitnya Mencari Anggapan Secara Teliti
Kesulitan mencari anggapan secara teliti merupakan salah satu faktor yang membatasi perencanaan. Keadaan mendatang yang penuh dengan ketidak-pastian sulit untuk diramalkan secara pasti dan tepat. Karena keadaan mendatang sifatnya tidak pasti dan perlu diketahui, maka untuk itu dapatlah dibuat suatu peramalan (forecasting) dengan mengikut-sertakan beberapa anggapan.

b. Perubahan yang Sangat Cepat
Suatu keadaan yang bersifat dinamis dapat dikatakan baik. Akan tetapi, jika perubahan yang terjadi terlalu cepat, maka dapat menimbulkan berbagai kesulitan dalam menyusun suatu perencanaan. Perubahan yang terlalu cepat mungkin tidak dapat diduga sebelumnya walaupun sudah diadakan peramalan. Jadi, perubahan yang sangat cepat dapat membatasi perencanaan.

c. Kekakuan Internal
Kekakuan internal merupakan kekakuan yang tercipta dan berasal dari dalam organisasi/perusahaan; dapat berupa : (1) kekakuan psikhologis, (2) kekakuan karena adanya prosedur dan kebijakan dan (3) kekakuan sumber daya dan dana.

• Kekakuan Psikhologis
Kadang-kadang orang kalau sudah mempunyai suatu pendapat sulit untuk diubah, demikian pula cara berfikirnya. Sedangkan kita semua mengetahui bahwa keadaan itu bersifat tidak statis, akan tetapi dinamis yang menuntut pula cara berfikir secara dinamis.

• Kekakuan Karena Adanya Prosedur dan Kebijakan
Sekali prosedur dan kebijakan ini dibuat dan dapat diterima oleh orang banyak, maka sulitlah untuk diubah. Ini disebabkan karena adanya perubahan akan menuntut pula adanya penyesuaian. Sedangkan penyesuaian sangat mempengaruhi mereka secara psikhologis.

• Kekakuan Sumber Daya dan Dana
Sekali modal ditanamkan pada aktiva tetap, kemampuan untuk menyesuaikan diri dengan perubahan diwaktu mendatang menjadi sangat terbatas. Sedangkan investasi itu sendiri seharusnya merupakan anggapan perencanaan.

d. Kekakuan Eksternal
Kekakuan eksternal ini sangat sulit untuk dikendalikan dan diawasi oleh para manajer karena sangat berkaitan dengan masalah-masalah: sosial-politik, teknologi, kebudayaan, geografi, perekonomian dan sebagainya. Dengan demikian faktor tersebut sangat membatasi suatu perencanaan.

e. Waktu dan Biaya
Waktu yang harus dikeluarkan untuk menyusun suatu peramalan, menilai berbagai alternatif atau aspek-aspek lain dari perencanaan dapat dikatakan tidak terbatas. Namun kemampuan manusia untuk menggunakan waktu yang ada sangat terbatas.
Faktor biaya perlu juga diperhatikan dalam menyusun suatu perencanaan. Faktor biaya ini sangat berkaitan dengan waktu. Makin lama waktu yang dibutuhkan, makin besar pula biayanya. Demikian pula sebaliknya, jika waktu yang dibutuhkan tidak terlalu lama, biayanyapun akan lebih rendah.

 Pengambilan Keputusan

a. Syarat Pengambilan Keputusan
Pengambilan keputusan yang efektif memerlukan adanya pemilihan tindakan yang rasional. Untuk bertindak ataupun mengambil keputusan secara rasional tersebut membutuhkan beberapa syarat, antara lain:
• Harus berusaha untuk dapat mencapai suatu tujuan yang tidak terpenuhi tanpa melalui tindakan yang positif.
• Harus dapat mengetahui dengan jelas tentang tujuan-tujuan manakah yang dapat dicapai beserta segala kekurangannya.
• Harus mempunyai kemampuan untuk mengadakan analisis dan penilaian berbagai alternatif sesuai dengan tuntutan-tuntutan untuk mencapai tujuan.
• Harus bersikap optimis dan mempunyai kemauan yang kuat untuk memilih alternatif yang paling baik.

b. Alat Pengambilan Keputusan
Untuk mengambil keputusan yang rasional perlu digunakan alat-alat seperti: (1) operation research, (2) teori probabilitas, (3) linear programmering. Selain ketiga macam alat pengambilan keputusan diatas, masih terdapat beberapa teknik yang dipakai untuk memperbaiki kualitas pengambilan keputusan pada keadaan yang sifatnya tidak pasti, tetapi masih berada didalam batas-batas kewajaran. Alat-alat tersebut adalah:

• Analisa Risiko
Setiap keputusan yang diambil dapat didasarkan pada interaksi beberapa variabel kritis, beberapa diantaranya merupakan unsur ketidak-pastian, dan sebagian yang lain mungkin memiliki tingkat probabilitas yang tinggi. Dengan demikian pertimbangan untuk memasarkan produk baru ke pasar misalnya, tergantung kepada beberapa variabel kritis berikut:
- biaya pengenalan,
- biaya produksi,
- investasi modal yang dibutuhkan,
- harga, dan
- market share yang dapat dicapai

• Pohon Keputusan (Decision Tree)
Cara lain yang dapat ditempuh untuk menganalisis keputusan adalah dengan jalan melihat berbagai kemungkinan arah yang dapat diambil dari berbagai jenis keputusan. Masalah ini tidak dapat dilepaskan dari kondisi waktu yang akan datang. Jadi, suatu keputusan yang diambil dapat menimbulkan berbagai akibat dan kemungkinan.

PENGORGANISASIAN

 Pengertian

Setiap organisasi memiliki tiga komponen pokok, yaitu: personalia, fungsi dan faktor-faktor fisik, yang kesemuanya ini merupakan sarana untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Ditinjau dari segi prosesnya, pengorganisasian merupakan usaha untuk menyusun komponen-komponen pokok sedemikian rupa, sehingga dapat dipakai sebagai sarana untuk mencapai tujuan. Dengan demikian fungsi pengorganisasian dapat dikatakan sebagai proses menciptakan hubungan antara berbagai fungsi, personalia dan faktor-faktor fisik agar semua pekerjaan yang dilakukan dapat bermanfaat serta terarah pada suatu tujuan. Hubungan-hubungan yang timbul didalam organisasi dapat berbentuk: hubungan informal dan hubungan formal.

a. Hubungan Informal
Hubungan informal ini lebih banyak menyangkut hubungan manusiawi. Termasuk hubungan informal ini antara lain: hubungan-hubungan yang timbulnya tidak sengaja, hubungan-hubungan diluar tugas / pekerjaannya, dan hubungan-hubungan lain bersifat tidak resmi.

b. Hubungan Formal
Hubungan formal merupakan bentuk hubungan yang dilakukan dengan sengaja. Secara resmi, hubungan formal ini ditunjukkan didalam bagan organisasi, pedoman organisasi atau deskripsi jabatan yang ada. Dalam hubungan formal terdapat tiga hubungan dasar yaitu:
1. Tanggung Jawab
Yang dimaksud dengan tanggung jawab adalah kewajiban-kewajiban bagi individu untuk melaksanakan tugas yang telah ditetapkan, dengan cara sebaik mungkin menurut kemampuan serta pengarahan yang diterima. Cara penentuan tanggung jawab secara formal ini dapat dilakukan antara lain dengan menggunakan azas kesamaan.
2. Wewenang
Yang dimaksud dengan wewenang adalah hak untuk mengambil keputusan tentang apa yang harus dilakukan oleh seseorang, juga merupakan hak untuk meminta kepada orang lain melakukan sesuatu. Agar tugas-tugas yang dilakukan efisien, maka wewenang yang dimiliki seseorang harus seimbang dengan tanggung jawabnya.
3. Pertanggung-jawaban
Aliran pertanggung-jawaban ini merupakan kebalikan dari arus wewenang. Kalau wewenang berasal dari pimpinan, artinya mengalir dari atas ke bawah, maka pertanggung-jawaban ini berasal dari bawahan (mengalir dari bawah ke atas). Jadi, pertanggung-jawaban merupakan hasil pekerjaan yang telah dicapai dimana hasil pekerjaan tersebut harus dilaporkan kepada pihak yang berwenang.

 Pola Hubungan antar Komponen Organisasi

Semua tugas-tugas yang dijalankan diorganisir untuk mencapai tujuan, dalam mana tujuan tersebut merupakan titik tolak proses pengorganisasian. Jadi penentuan tugas-tugas yang hendak dijalankan haruslah didasarkan pada suatu tujuan. Jika tidak terdapat pembagian tanggung jawab secara jelas, maka tugas-tugas / fungsi sulit untuk dilaksanakan atau dapat pula terjadi adanya kesimpang-siuran dalam pelaksanaan. Sedangkan tanggung jawab itu sendiri tidak dapat dibebankan pada masing-masing pelaksana bilamana tidak disertai adanya hak-hak untuk melaksanakan (berupa wewenang).
Jadi, antara tujuan, fungsi, tanggung jawab, wewenang serta pertanggung-jawaban mempunyai hubungan yang erat, dan berkaitan satu dengan yang lainnya.

 Rentangan Kekuasaan

Munculnya rentangan kekuasaan ini disebabkan oleh adanya keterbatasan pada kemampuan seseorang. Dalam setiap organisasi, rentangan kekuasaan ini harus ditetapkan untuk mengetahui sampai seberapa jauh seseorang dapat memimpin dan mengatur sejumlah bawahan dengan efektif serta efisien. Jadi, ke efektifan dan efisiensi seorang pimpinan dalam mengatur bawahan banyak dipengaruhi oleh jumlah bawahan itu sendiri. Banyak sedikitnya frekuensi hubungan antara pimpinan dengan bawahan dipengaruhi oleh beberapa faktor, antara lain:

a. Latihan dari Bawahan
Bawahan yang mendapatkan latihan sempurna akan mengurangi frekuensi hubungan dengan pimpinannya. Makin sempurnanya latihan yang diberikan kepada bawahan, makin mudah pula bagi bawahan tersebut untuk memahaminya.

b. Pendelegasian Wewenang
Organisasi yang kurang teratur dapat memberikan pengaruh yang kurang menguntungkan terhadap frekuensi hubungan antara pimpinan dan bawahan. Kejelekan-kejelekan dari sebuah organisasi akan terlihat pada kurang jelasnya pendelegasian wewenang yang ada. Ketidak-jelasan ini dapat menimbulkan adanya berbagai pertanyaan.

c. Perencanaan
Dalam hal ini penyusunan perencanaan, kerja perencanaan, wewenang dari pelaksana dan sejauh mana para pelaksana dapat memahaminya, sangat mempengaruhi hubungan mereka dengan pimpinan. Bilamana semuanya ini berada dalam keadaan yang baik, maka tidak akan terjadi hubungan yang terlalu banyak antara bawahan dengan pimpinan.

d. Teknik Komunikasi
Teknik komunikasi yang baik akan mempengaruhi pula rentangan kekuasaan yang ada. Bilamana teknik komunikasi yang baik dalam hubungannya dengan pemberian perintah dan pengarahan sudah dilakukan oleh pimpinan, maka beban pimpinan tersebut akan berkurang.

 Dasar-dasar Penggolongan Bagian Di Dalam Organisasi

Kesempatan untuk berkembang bagi suatu organisasi tetap ada, yaitu dengan mengadakan pengelompokan kegiatan atau aktifitas serta tenaga kerja ke dalam bagian-bagian. Pengelompokan menjadi bagian-bagian didalam sebuah organisasi dapat didasarkan pada beberapa faktor berikut ini:

a. Didasarkan pada Suatu Angka
Dasar penggolongan dengan menggunakan angka ini biasanya terdapat dibidang kemiliteran.

b. Didasarkan pada Waktu
Dasar waktu untuk mengadakan pengelompokan biasa dipakai dalam pelaksanaan tugas-tugas dipabrik.

c. Didasarkan pada Fungsi Perusahaan
Dalam hal ini, masing-masing karyawan yang berada di Bagian Produksi tidak perlu menjalankan aktivitas-aktivitas yang menjadi tanggung jawab Bagian Keuangan dan Pemasaran.

d. Didasarkan pada Luas Daerah Operasi
Sebuah perusahaan yang memiliki daerah operasi sangat luas, dapat mendirikan cabang-cabang di beberapa daerah. Penggolongan ini juga dimaksudkan untuk menampung jumlah aktivitas yang terlalu besar.

e. Didasarkan pada Jenis Barang yang Dihasilkan
Perusahaan-perusahaan yang membuat beberapa macam barang dapat mengelompokkan aktivitas dan tenaga kerjanya menurut macam barangnya, karena masing-masing jenis barang memiliki karakteristik yang berbeda-beda. Selain itu, juga memerlukan kemampuan teknis yang berbeda pula.

f. Didasarkan pada Jenis Langganan
Tidak selalu setiap perusahaan memiliki jenis langganan konsumen rumah tangga dan pedagang saja, sedangkan perusahaan yang lain memiliki jenis langganan yang lain pula.

 Karakteristik Struktur Organisasi

Bentuk-bentuk struktur organisasi seperti garis, garis dan staf, fungsional serta komite mempunyai ciri-ciri yang berbeda. Namun demikian setiap bentuk struktur organisasi yang baik harus memiliki dua karakteristik dasar, yaitu:

a. Keseimbangan dalam Organisasi
Keseimbangan dalam organisasi ini sangat penting mengingat adanya beberapa bagian didalamnya.

b. Fleksibilitas
Fleksibilitas merupakan kemampuan dari struktur organisasi untuk menyesuaikan diri terhadap semua perubahan-perubahan yang terjadi.

PENGARAHAN

 Prinsip-prinsip Pengarahan

Pengarahan merupakan aspek hubungan manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara efektif serta efisien untuk mencapai tujuan. Oleh karena itu, pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu:

a. Prinsip Mengarah Kepada Tujuan
Tujuan pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan.

b. Prinsip Keharmonisan Dengan Tujuan
Motivasi yang baik akan mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar. Sedangkan kebutuhan akan terpenuhi bilamana mereka dapat bekerja dengan baik, dan pada saat itulah mereka menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai tujuan organisasi.

c. Prinsip Kesatuan Komando
Prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tanggung jawab para bawahan.

 Cara-cara Pengarahan

a. Orientasi
Orientasi merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu agar supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baik. Informasi yang diberikan didalam orientasi dapat berupa antara lain:
1) Tugas itu sendiri
2) Tugas lain yang ada hubungannya
3) Ruang lingkup tugas
4) Tujuan dari tugas
5) Delegasi wewenang
6) Cara melaporkan dan mengukur prestasi kerja
7) Hubungan antara masing-masing tenaga kerja
8) Dan sebagainya

b. Perintah
Perintah merupakan permintaan dari pimpinan kepada orang yang berada di bawahnya untuk melakukan atau mengulang suatu kegiatan tertentu pada keadaan tertentu. Adapun perintah yang diberikan kepada bawahan dapat berupa:
• Perintah Umum dan Khusus
Perintah umum mempunyai sifat yang luas sedangkan perintah khusus bersifat lebih menditail.
• Perintah Lisan dan Informal
Perintah tertulis memberikan kemungkinan waktu yang lebih lama untuk memahaminya, sehingga menghindari adanya salah tafsir. Sebaliknya, perintah lisan akan lebih cepat diberikan walaupun mengandung risiko lebih besar.
• Perintah Formal dan Informal
Perintah formal merupakan perintah yang diberikan kepada bawahan sesuai dengan tugas / aktivitas yang telah ditetapkan didalam organisasi. Sedangkan perintah informal lebih banyak mengandung saran atau dapat pula berupa bujukan dan ajakan.

c. Delegasi Wewenang
Pendelegasian wewenang bersifat lebih umum jika dibandingkan dengan pemberian perintah. Dalam pendelegasian wewenang ini pimpinan melimpahkan sebagian dari wewenang yang dimilikinya kepada bawahan.

 Komunikasi

Ada beberapa pendapat tentang komunikasi, antara lain dikemukakan oleh American Training Director, Newman, dan Kontz. Dari definisi-definisi tentang komunikasi dapat diambil kesimpulan, bahwa:
a. Didalam komunikasi terdapat hubungan antara orang dengan orang, orang dengan lembaga dan sebaliknya.
b. Hubungan yang timbul didalam komunikasi itu digunakan untuk menyalurkan gagasan, pendapat atau informasi.
c. Komunikasi berguna untuk menciptakan hubungan yang serasi dan menciptakan saling pengertian.
d. Untuk mengadakan komunikasi, dapat digunakan kata-kata, surat, kode atau simbol.
Untuk maksud-maksud tersebut perlu memperhatikan beberapa prinsip berikut:

1) Komunikasi Harus Jelas
Komunikasi yang jelas dapat dilakukan bilamana dipakai bahasa yang baik, sehingga mudah dimengerti serta tidak disalah-tafsirkan oleh si penerima.

2) Prinsip Integritas
Komunikasi dapat digunakan untuk memupuk saling pengertian antara masing-masing individu sehingga dapat mencapai serta menjaga adanya suatu kerjasama yang baik.

3) Prinsip Penggunaan Organisasi Informal
Komunikasi yang efektif dapat dicapai bilamana digunakan organisasi informal sebagai pelengkap saluran organisasi formal yang ada. Komunikasi yang dilakukan oleh sebuah organisasi dapat bersifat ekstern dan dapat pula bersifat intern.

 Motivasi

Motivasi mempunyai dua macam bentuk, yaitu motivasi positif dan motivasi negatif.

a. Motivasi Positif
Motivasi positif merupakan proses untuk mempengaruhi orang lain dengan cara memberikan penambahan tingkat kepuasan tertentu.

b. Motivasi Negatif
Motivasi negatif merupakan proses untuk mempengaruhi orang lain dengan cara menakut-nakuti atau mendorong seseorang untuk melakukan sesuatu secara terpaksa. Motivasi diharapkan dapat menjadi dasar perangsang untuk meningkatkan kreativitas seseorang. Dalam hal ini, perlu diperhatikan masalah-masalah seperti berikut ini:
• Kreativitas dipandang sebagai dasar penentuan kualitas seseorang.
• Masalah kreativitas ini muncul bilamana seseorang menghadapi problema yang memerlukan pemecahan.

PENGKOORDINASIAN

Koordinasi yang baik dapat dilakukan jika masing-masing individu menyadari dan memahami akan tugas-tugas mereka. Meraka harus mengetahui bahwa sebenarnya tugas mereka sangat membantu pada usaha-usaha untuk mencapai tujuan organisasi.

 Prinsip-prinsip Koordinasi

Dalam mengadakan koordinasi diperlukan suatu pegangan yang berupa prinsip-prinsip. Koordinasi antar bagian dan antar individu didalam organisasi akan dapat tercapai bilamana diikuti dengan tiga prinsip berikut:

a. Prinsip Kontak Langsung
Prinsip ini menyatakan bahwa koordinasi harus dicapai melalui hubungan antar manusia baik hubungan secara horizontal maupun vertikal.

b. Prinsip Penekanan pada Pentingnya Koordinasi
Kurang baiknya koordinasi yang ada dapat menimbulkan kesimpang-siuran didalam organisasi. Selain itu, koordinasi yang baru diadakan kemudian juga dapat menghambat jalannya organisasi.

c. Hubungan Timbal Balik diantara Faktor-faktor yang Ada
Masing-masing individu yang bekerja bersama-sama dalam kondisi pekerjaan tertentu, akan saling memberikan pengaruh antara yang satu dengan lainnya. Kondisi, tujuan dan macam pekerjaan yang sama memungkinkan bagi mereka untuk mengadakan hubungan scara rutin, baik didalam bagian maupun antar bagian.

 Pelaksanaan Fungsi Koordinasi

Fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, dan pengarahan harus didukung oleh fungsi pengkoordinasian dan pengawasan agar tujuan organisasi dapat tercapai. Semua fungsi ini merupakan tanggung jawab dari manajer. Untuk melaksanakan fungsi koordinasi, manajer dapat menempuh dua cara, yaitu:
a. Menjamin bahwa kondisi lingkungan dapat membantuuntuk memberikan fasilitas bagi terlaksananya koordinasi.
b. Memastikan apakah masing-masing individu sudah mengetahui prinsip-prinsip koordinasi.

PENGAWASAN

 Pengertian

Pengawasan merupakan fungsi terakhir yang harus dilaksanakan dalam manajemen. Dengan pengawasan dapat diketahui tentang hasil yang telah dicapai. Cara yang dilakukan dalam pengawasan yaitu membandingkan segala sesuatu yang telah dijalankan dengan standard atau rencananya, serta melakukan perbaikan-perbaikan bilamana terjadi penyimpangan. Dapat pula menyangkut perubahan-perubahan besar, seperti :
a. Penyusunan kembali rencana baru
b. Menetapkan sasaran target baru
c. Perubahan struktur organisasi
d. Perbaikan cara-cara penerimaan pegawai
e. Dan sebagainya
Untuk mengadakan perubahan-perubahan tersebut, manajer perlu mempelajari rencana yang lampau agar diketahui kelemahan-kelemahannya, memastikan apa yang telah terjadi, mencari sebab-sebabnya.

 Langkah-langkah pengawasan

Pengawasan perlu dilakukan pada tahap demi tahap agar penyimpangan yang terjadi dapat segera diperbaiki. Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mengadakan pengawasan adalah :

a. Menciptakan standard
Standard merupakan suatu krtiteria untuk mengukur hasil pekerjaan yang sudah dilakukan. Standard kuantitatif merupakan suatu standard yang dinyatakan di dalam satuan-satuan tertentu. Sedangkan standard kuantitatif dapat berupa pendapat umum, langganan, buruh dan sebagainya.

b. Membandingkan kegiatan yang Dilakukan dengan Standard
Langkah kedua ini dilakukan untuk mengetahui sampai seberapa jauh adanya penyimpangan yang terjadi. Kecuali itu, langkah kedua ini dapat pula dipakai untuk mengetahui adanya gejala-gejala tentang semakin besarnya penyimpangan yang mungkin terjadi.

c. Melakukan Tindakan Koreksi
Langkah ketiga ini dilakukan dengan tujuan untuk memperbaiki dan menyempurnakan segala kegiatan. Kebijaksanaan serta hasil kerja yang tidak sesuai dengan rencana atau standarnya. Urutan-urutan kegiatan yang harus dilaksanakan dalam pengambilan tindakan koreksi ini adalah :
• Menghayati masalah-masalah yang dihadapi.
• Mencari kemungkinan-kemungkinan untuk mengatasi atau memperbaiki adanya kesalahan.
• Mengadakan penilaian terhadap berbagai kemungkinan tersebut.
• Menentukan cara-cara untuk mengadakan koreksi yang paling tepat.

 Syarat-syarat Pengawasan yang Baik

Untuk menjalankan pengawasan dengan baik, diperlukan beberapa syarat, yakni :
a. Pengawasan harus mendukung Sifat dan kebutuhan kegiatan (aktivitas).
b. Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi dengan segera.
c. Pengawasan harus mempunyai pandangan kedepan.
d. Pengawasan harus obyektif, teliti dan sesuai dengan standard yang digunakan.
e. Pengawasan harus luwes.
f. Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi.
g. Pengawasan harus ekonomis.
h. Pengawasan harus mudah dimengerti.
i. Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan/koreksi.