Disain dan Perilaku Organisasi

www.gunadarma.ac.id
PENGERTIAN ORGANISASI

Dalam tahun 1961 Presiden John F. Kennedy menyatakan suatu tekad untuk mencapai tujuan pendaratan manusia dibulan sebelum akhir periode. Perjalanan ke bulan tersebut memerlukan waktu selama delapan hari dan menempuh jarak 245.000 mil. Pada tanggal 20 Juli 1969, austronot Neil Amstrong telah berhasil menjejakkan kakinya dibulan, hal ini menunjukkan kemampuan pengorganisasian yang luar biasa.

 Apakah yang Dimaksud dengan Organisasi

Banyak keberhasilan perusahaan bergantung pada organisasi. Adanya struktur yang mapan sangat diperlukan untuk menjamin agar rencana manajer dapat dilaksanakan. Menurut Boone dan Kurtz, organisasi didefinisikan sebagai berikut:
Organisasi adalah suatu proses tersusun yang orang-orangnya berinteraksi untuk mencapai tujuan.
Manajer harus menyusun suatu struktur organisasi formal yang orang-orang serta sumber-sumber fisiknya dipersiapkan dengan baik untuk melaksanakan rencana dan mencapai tujuan keseluruhan. Definisi organisasi itu mencakup tiga elemen pokok, yaitu: (1) interaksi manusia, (2) kegiatan mengarah pada tujuan, (3) struktur.

ORGANISASI FORMAL DAN INFORMAL

 Organisasi Formal

Organisasi formal merupakan sistem tugas, hubungan wewenang, tanggung jawab, dan pertanggung jawaban yang dirancang oleh manajemen agar pekerjaan dapat dilakukan.
Organisasi formal merupakan bagian yang dapat dilihat pada bagan organisasi. Sedangkan organisasi informal tidak. Beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam penyusunan struktur organisasi formal adalah (1) wewenang, (2) tanggung jawab, (3) pertanggung jawaban, (4) delegasi, dan (5) koordinasi.

 Organisasi Informal

Organisasi informal adalah suatu jaringan hubungan pribadi dan sosial yang mungkin tidak dilakukan atas dasar hubungan wewenang formal.
Komunikasi yang terjadi dalam organisasi informal berjalan dengan cepat dari mulut ke mulut. Sistem komunikasi ini disebut sistem tanaman rambat. Dalam kelompok kerja terdapat tiga kategori karyawan, yaitu:
• Anggota-anggota kelompok dalam (inner group)
• Anggota-anggota kelompok pinggir (fringe group)
• Anggota-anggota kelompok luar (out group)

 Sentralisasi VS Desentralisasi

Istilah sentralisasi dan desentralisasi sering dipakai dalam manajemen.

Organisasi yang Disentralisir

Organisasi manajemen yang disentralisir merupakan sebuah sistem yang wewenang serta pengendaliannya dipegang disuatu pusat, biasanya eksekutif puncak.

Organisasi yang Didesentralisir

Organisasi manajemen yang didesentralisir merupakan suatu usaha sistematis untuk mendelegasikan kepada jenjang bawah semua wewenang kecuali yang harus dilaksanakan pada jenjang tertinggi.

STRUKTUR ORGANISASI DAN PENYUSUNANNYA

 Pembentukan Struktur Organisasi

Struktur organisasi formal didasarkan pada analisa dari tiga elemen kunci setiap organisasi, yaitu:
1. Interaksi kemanusiaan
2. Kegiatan yang terarah ke tujuan
3. Struktur
Manajemen harus mengkoordinir kegiatan-kegiatan karyawan untuk mencapai tujuan organisasi. Tujuan perusahaan sering bersifat luas dan tidak memberikan ciri kegiatan kerja secara individual.

Hierarki Tujuan

Hierarki tujuan organisasi berlingkup dari tujuan perusahaan keseluruhan sampai tujuan-tujuan khusus yang ditetapkan untuk masing-masing karyawan.

Departementalisasi

Pembentukan struktur organisasi dimulai dengan penganalisisan kegiatan-kegiatan utama organisasi.

Wewenang dan Tanggung Jawab

Dengan tumbuhnya organisasi, manajer harus menugaskan sebagian kegiatannya kepada bawahan agar dapat mencurahkan waktunya pada fungsi-fungsi manajerial. Tindakan menugaskan kegiatan kepada bawahan disebut pendelegasian.

Berapa Banyak Bawahan yang Harus Ada di Bawah Seorang Manajer?

Rentangan pengendalian (span of control) merupakan jumlah optimal bawahan yang dapat dikelola oleh seorang manajer. Faktor-faktor kritis dalam menentukan rentangan pengendalian yang optimal adalah:
1. Jenis pekerjaan
2. Pelatihan karyawan
3. Kemampuan manajer
4. Efektifitas komunikasi

Menjamin Komunikasi yang Efektif

Komunikasi merupakan tugas yang relatif sederhana bagi organisasi kecil. Sering komunikasi itu berupa tatap muka, dan perintah yang kurang jelas dapat diperbaiki dengan pembicaraan yang personal. Pesan-pesan, banyak yang diberikan secara tertulis melalui beberapa jenjang dalam organisasi,

Menghindari Pertumbuhan Organisasi yang Tidak Perlu

Dengan meningkatnya kekomplekan dan ukuran organisasi muncul kecendrungan untuk menambah personalia atasan dan spesialis. Kecendrungan ini bersifat alami seperti yang dapat terjadi dalam desentralisasi dan para manajer mengetahui bahwa rentang pengendalian mereka terbatas. Akan tetapi, perencana organisasi harus yakin bahwa jenjang manajer baru dan beberapa penasehat teknis sangat diperlukan, atau akan terjadi kenaikan sedikit dalam keluaran produksi atau efisiensi.

 Bentuk-bentuk Struktur Organisasi

Bagan yang dimaksud dinamakan bagan organisasi atau struktur organisasi. Yang menjadi dasar dalam organisasi ini adalah pembagian kekuasaan (authority) dan tanggung jawab (responsibility). Sebenarnya bentuk struktur organisasi ini bermacam-macam, tetapi pada pokoknya ada empat, yaitu: organisasi garis (line organization), organisasi garis dan staf (line and staf organization), organisasi fungsional (functional organization), komite (committee) dan organisasi matrik.

 Organisasi Garis

Gambaran secara ringkas ini menunjukkan bahwa Kepala Bagian Pemasaran adalah orang yang sibuk dan ahli dalam berbagai macam kegiatan. Apabila kegiatan yang ada sudah sangat kompleks dan luas, tidak mungkin lagi dilakukan oleh satu orang saja.

a. Kebaikan Organisasi Garis
• Adanya kesatuan dalam pimpinan dan perintah
• Pimpinan dapat lebih cepat dalam mengambil keputusan, sebab tidak perlu membicarakannya dengan orang lain
• Pimpinan dapat lebih cepat dalam memberikan perintah, sebab perintah tersebut dapat diberikan langsung pada bawahan
• Menghemat biaya, sebab pengawasan dari berbagai kegiatan hanya dilakukan oleh seorang saja

b. Keburukan Organisasi Garis
• Sering terdapat birokrasi yang menghambat jalannya perusahaan
• Tidak adanya spesialisasi menyebabkan tugas yang berat bagi para petugas sehingga kurang efisien
• Kurangnya kerjasama diantara masing-masing bagian

 Organisasi Garis dan Staf

Organisasi garis dan staf ini merupakan kombinasi yang diambilkan dari keuntungan-keuntungan adanya pengawasan secara langsung dan spesialisasi dalam perusahaan.

a. Kebaikan Organisasi Garis dan Staf
• Pimpinan lebih leluasa dalam memberikan saran terhadap tugas khusus diluar Bagiannya
• Staf dapat membantu untuk mengatasi berbagai persoalan sehingga akan memperingan pekerjaan dan meningkatkan efisiensi kerja
• Staf dapat mendidik para petugas
• Adanya kesatuan dalam pimpinan sehingga menciptakan aliran kekuasaan dengan jelas

b. Keburukan Organisasi Garis dan Staf
• Kadang-kadang staf tidak lagi memberi saran tetapi perintah, sehingga dapat menimbulkan pertentangan dengan manajer pada Bagian yang bersangkutan
• Dapat menimbulkan anggapan pada petugas untuk lebih percaya kepada staf dari pada atasannya
• Staf dapat ikut disalahkan apabila saran yang diberikan tidak memperoleh hasil

 Organisasi Fungsional

Dalam Organisasi Fungsional, masing-masing manajer adalah seorang spesialis atau ahli dan masing-masing bawahan / pekerja mempunyai beberapa pimpinan. Manajer memiliki kekuasaan penuh untuk menjalankan fungsi-fungsi yang menjadi tanggung jawabnya. Jadi bentuk ini lebih menekankan pada pembagian fungsi.

a. Kebaikan Organisasi Fungsional
• Masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli dalam bidangnya, sehingga terdapat keserasian antara tugas dan keahliannya
• Tugas para manajer menjadi lebih ringan dengan adanya pembagian fungsi

b. Keburukan Organisasi Fungsional
• Membingungkan para pekerja karena tidak ada kesatuan dalam pimpinan dan perintah
• Tidak ada hubungan garis secara langsung dengan atasan
• Kesulitan-kesulitan yang timbul tidak dapat secara cepat diatasi
• Kurangnya koordinasi sering menimbulkan perselisihan diantara para manajer

 Organisasi Komite

Komite sering dilakukan untuk mengumpulkan pendapat tentang berbagai kegiatan dalam perusahaan. Komite ini dapat dibentuk disemua Bagian dalam organisasi, sehingga sering terdapat beberapa macam Komite. Untuk membentuk Komite haruslah memperhatikan syarat-syarat berikut ini:
1) Suasananya santai dan bersifat informal
2) Semua anggota Komite ikut ambil bagian dalam membicarakan tugas-tugasnya
3) Komite mengetahui tentang tugas-tugas yang dibebankan kepadanya
4) Masing-masing anggota Komite bersedia mendengarkan pendapat anggota yang lain
5) Keputusan diambil secara konsensus
6) Masing-masing anggota bebas mengemukakan pendapat
7) Ketua komite tidak mempunyai kekuasaan atas yang lain
Komite sering juga disebut Panitia, pelaksanaannya dapat dikombinasikan dengan bentuk organisasi yang lain.

a. Kebaikan Komite
• Merupakan sebuah forum untuk saling bertukar pendapat diantara beberapa anggota
• Keputusan ditentukan bersama-sama sehingga dapat memberikan hasil yang lebih baik
• Menciptakan koordinasi yang lebih baik
• Meningkatkan pengawasan karena macam-macam Komite tersebut dapat berhubungan langsung dengan para pelaksana

b. Keburukan Komite
• Kesulitan dalam mempersiapkan pertemuan karena masing-masing anggota sibuk dengan pekerjaannya
• Keharusan untuk berkompromi
• Sering menimbulkan kesimpang-siuran dalam organisasi
• Tidak mempunyai kekuasaan untuk mendukung saran-saran yang diberikan

 Organisasi Matrik

Bentuk baru yang disebut organisasi matrik ini digunakan berdasarkan struktur organisasi garis dan staf yang sudah ada. Organisasi matrik, juga disebut organisasi manajemen proyek, dapat didefinisikan sebagai struktur organisasi dimana para spesialis dari bagian-bagian yang berbeda disatukan untuk mengerjakan proyek khusus.

a. Kebaikan Organisasi Matrik
• Luwes
• Memberikan metode untuk memusatkan perhatian pada masalah-masalah utama yang spesifik atau persoalan-persoalan teknis yang unik
• Memberikan alat inovasi tanpa mengganggu struktur organisasi yang ada

b. Keburukan Organisasi Matrik
• Beberapa masalah dapat muncul karena pendekatan ini melanggar prinsip kesatuan perintah yang tradisional (satu atasan untuk masing-masing individu)
• Manajer proyek dapat menjumpai kesulitan dalam mengembangkan tim terpadu dari orang-orang yang berasal dari bagian-bagian yang berbeda
• Konflik dapat muncul antara manajer proyek dengan manajer-manajer bagian lain

PERILAKU KEORGANISASIAN

Salah satu sumber utama dari setiap perusahaan adalah orang atau manusia. Pemahaman tentang bagaimana dan mengapa mereka berperilaku seperti yang mereka lakukan sangat membantu mengatasi banyak masalah manajemen. Predikator-predikator penting dalam organisasi kerja meliputi kelompok kerja, motivasi, sikap pekerjaan, dan kepemimpinan.

 Kelompok Kerja

Dalam organisasi bisnis, kelompok kerja itu merupakan sekumpulan karyawan yang secara bersama-sama mempunyai pekerjaan serupa (umum) dan melihat diri mereka sebagai satu kelompok.
Kelompok-kelompok tersebut akan tetap ada pada setiap peristiwa didalam organisasi karena mereka mengisi kebutuhan bagi para anggotanya. Kebutuhan-kebutuhan itu dapat berupa: (1) kebutuhan berkomunikasi, (2) kebutuhan mempertahankan harga diri dan kepentingan ekonomi, serta (3) kebutuhan akan keamanan atau perlindungan.
Keanggotaan dalam berbagai kelompok akan bergantung pada banyak hal, yaitu: (1) keakraban satu sama lain, (2) kepentingan bersama, (3) pekerjaan serupa, dan (4) persahabatan.

 Motivasi

Setiap orang pasti mempunyai motivasi sebagai alasan mengapa mereka berperilaku tertentu. Dengan kata lain, motivasi merupakan motif intern yang menyebabkan orang berperilaku seperti yang mereka lakukan. Setiap orang dapat memiliki motif yang sangat berbeda untuk mengerjakan sesuatu yang sama.

Jenjang Kebutuhan Karyawan

Kebutuhan karyawan beserta jenjangnya dapat ditentukan atas dasar penemuan Abraham H. Maslow (seorang ahli psikologi) tentang kebutuhan manusia. Menurut Maslow, kebutuhan-kebutuhan yang belum terpenuhi dapat memotivasi perilaku manusia, sedangkan kebutuhan yang sudah terpenuhi tidak akan lama menjadi motivator meskipun dapat muncul kembali sebagai motivator.
Teori motivasi dari Maslow menekankan dua ide dasar yaitu:
1) Orang mempunyai banyak kebutuhan, tetapi hanya kebutuhan-kebutuhan yang belum terpenuhi saja yang dapat mempengaruhi perilaku manusia.
2) Kebutuhan manusia dikelompokkan dalam sebuah hierarki kepentingan. Jika satu kebutuhan terpenuhi, kebutuhan lain yang tingkatannya lebih tinggi akan muncul dan memerlukan pemuasan.

 Pekerjaan dan Sikap Jabatan

Oleh Musselmah dan Jackson, kepuasan jabatan dipandang sebagai indikator yang bermanfaat bagi manajemen untuk menentukan apakah terdapat bidang-bidang masalah dalam angkatan kerja organisasi. Kepuasan jabatan telah dikaitkan dengan perputaran dan absentiisme dalam angkatan kerja. Moral merupakan sikap umum dari angkatan kerja dalam sebuah perusahaan terhadap jabatan mereka. Sedangkan kepuasan jabatan merupakan istilah lain yang memberikan arti banyak tentang hal yang sama.

 Kepemimpinan

Dalam perusahaan, kepemimpinan itu berkaitan dengan pengarahan kepada karyawan untuk melakukan pekerjaan. Ini menjadi bagian penting dalam memahami perilaku kerja. Beberapa penelitian telah memperlihatkan bahwa tidak ada “satu cara terbaik” untuk memimpin karyawan. Ini bergantung pada pemimpinnya, karyawan, dan situasi yang ada.